Problém digitálního zahlcení není primárně v tom, kolik informací máme uložených. Rozhodující je spíše to, kolik informací zůstává současně psychologicky aktivních.
Novější výzkum informačního zahlcení ukazuje několik opakujících se principů: filtrovat vstupy, selektivně věnovat pozornost, omezovat množství současně přicházejících informací, používat technologické filtry, zjednodušovat informační prostředí a především oddělovat informace, které právě potřebujeme, od těch, které můžeme bezpečně odložit.
Od přívalu informací k jedné činnosti
Praktický návrh: oddělit bezpečně uložené informace od těch, se kterými právě pracujeme.
Pozornost se v digitálním prostředí rozpadá
Jednou z nejdůležitějších výzkumnic digitální pozornosti je Gloria Mark.
Při objektivním sledování práce lidí na počítači její tým zjistil, že medián doby strávené na jedné obrazovce byl přibližně 40 sekund, průměr kolem 47 sekund.
V roce 2004 přitom byla zaznamenaná hodnota přibližně dvě a půl minuty.
Neznamená to, že lidský mozek dokáže být soustředěný jen 47 sekund. Znamená to něco jiného: v reálném digitálním prostředí svoji pozornost mimořádně často přepínáme.
MIT Media Lab – výzkum online multitaskingu
Attention residue: část mysli zůstává u předchozího úkolu
Psycholožka Sophie Leroy popsala fenomén attention residue.
Když opustíme nedokončenou činnost a přesuneme se k další, část naší pozornosti zůstává „přilepená“ k předchozímu úkolu. Výkon při následující činnosti proto klesá.
To je velmi důležitý poznatek.
Deset současně rozehraných témat může být z hlediska pozornosti horších než sto nebo tisíc informací, které jsou bezpečně uložené a zavřené.
Why is it so hard to do my work? – Sophie Leroy
Attention residue: část pozornosti zůstává u A
Před přerušením zaznamenat: kde jsem skončil → čím navážu → kde najdu podklady. Zdroj doplnění: Leroy a Glomb (2018).
Pracovní paměť není nekonečná
Dalším důležitým jménem je psycholog Nelson Cowan, který se zabývá pracovní pamětí.
Starší populární představa tvrdila, že člověk dokáže v pracovní paměti držet „7 ± 2“ položek. Současnější výzkum ukazuje podstatně omezenější kapacitu.
Čistá pracovní paměť se pohybuje spíše kolem 3–5 smysluplných jednotek, často přibližně čtyř.
Cowan – The magical number 4 in short-term memory
To neznamená, že máme používat pouze čtyři záložky. Znamená to, že je problematické udržovat současně aktivních deset, dvacet nebo třicet mentálních projektů.
Pracovní paměť: přibližně čtyři jednotky
Ilustrativní příklady, nikoli pevné složky paměti. Kapacita závisí na úloze, znalostech a seskupování informací. Čtyři jednotky neznamenají čtyři karty ani čtyři projekty.
Co s námi dělají otevřené karty v prohlížeči
Výzkumníci z Aalto University, mimo jiné Rongjun Ma a Janne Lindqvist, se zabývali přímo zahlcením webového prohlížeče.
Ve studii publikované na CHI 2023 kombinovali rozhovory s uživateli s průzkumem přibližně 400 lidí.
Přibližně čtvrtina uživatelů vnímala browser clutter – množství otevřených karet a oken – jako vážný problém.
Mezi účastníky bylo běžných zhruba 10–20 otevřených tabů. Hranice, při které člověk začíná cítit stres a ztrácet orientaci, je ovšem individuální.
Aalto University – Browser clutter
Podstatné je také něco, co bývá v populárních návodech často zkreslováno:
výzkum nestanovil žádnou univerzální magickou hranici počtu otevřených karet.
Neexistuje vědecký zákon typu „maximálně sedm tabů“.
Jaká konkrétní pravidla z toho tedy dávají smysl?
Z výzkumu lze odvodit velmi jednoduchý pracovní systém.
1. Jeden hlavní aktivní úkol
V jednom okamžiku pracovat primárně na jednom úkolu.
Ne:
hudba + zprávy + filosofie + pluginy + e-mail + nákup nového nástroje současně.
Přepnutí samozřejmě někdy potřebujeme. Problémem je permanentní přeskakování mezi nedokončenými strukturami.
2. Přibližně 3–5 skutečně aktivních témat
Jde o osobní organizační heuristiku. Z kapacity pracovní paměti nelze přímo odvodit počet projektů nebo témat aktivních během týdne.
Nemusíme mít jen pět zájmů. Můžeme mít stovky zájmů a tisíce uložených dokumentů.
Ale jen několik z nich by mělo být v daném období aktivních.
3. Přibližně 5–10 otevřených karet jako praktický pracovní rozsah
Toto číslo není biologický zákon.
Je to praktické pravidlo inspirované poznatky o přepínání pozornosti a browser clutter, nikoli limit experimentálně odvozený z kapacity pracovní paměti.
Osobně bych používal jednoduchou hranici:
5–10 tabů = normální pracovní prostor
10+ = začít zavírat nebo ukládat
20+ = provést reset
Ne proto, že dvacátá první karta poškodí mozek, ale protože se z prohlížeče postupně stává vizuální seznam nedokončených závazků.
Záložka není úkol
To je možná nejdůležitější pravidlo celého systému.
Uložená stránka má fungovat jako externí paměť.
Nemá v člověku vyvolávat:
„Musím se k tomu vrátit.“
Pokud máme osm set záložek a každá z nich představuje něco, co bychom „jednou měli přečíst“, nevytvořili jsme externí paměť.
Vytvořili jsme osm set malých psychologických závazků.
Záložka by měla znamenat:
Nemusím si to pamatovat. Systém ví, kde to je.
Čtyři kategorie mohou stačit
Zajímavou praktickou metodou je systém PARA Tiaga Forteho:
Projects – Areas – Resources – Archives
tedy:
Projekty – Oblasti – Zdroje – Archiv
Myšlenka není vytvářet dokonale propracovanou knihovnickou klasifikaci světa.
Informace se třídí podle vztahu k našemu jednání.
Inbox
Nové informace lze nejprve házet na jedno místo.
Například:
INBOX
A jednou za určitý čas rozhodnout:
– potřebuji to teď?
– je to zdroj pro později?
– patří to do archivu?
– nebo to mohu smazat?
Tím se při každém objevení zajímavého odkazu nemusíme zastavit a několik minut řešit, kam přesně patří.
Pravidlo dvou minut
David Allen ve svém systému Getting Things Done doporučuje jednoduchou heuristiku:
pokud lze nějakou akci dokončit přibližně do dvou minut, často je efektivnější ji rovnou udělat než ji ukládat do systému.
Je důležité dodat, že dvě minuty nejsou neurovědecká konstanta. Je to pracovní pravidlo.
Getting Things Done – Two Minute Rule
Kontrolovat vstupy v dávkách
Zajímavý experiment se 124 účastníky zkoumal kontrolování e-mailu.
Když lidé omezili kontrolu e-mailu přibližně na třikrát denně, zaznamenali nižší stres než při neomezeném průběžném kontrolování.
Princip lze rozšířit i mimo e-mail:
Nemusíme reagovat na informační prostředí pokaždé, když se něco objeví.
Můžeme si sami určit okamžik, kdy do něj vstoupíme.
Notifikace nejsou neutrální
Notifikace jsou pokusem externího systému rozhodovat o okamžiku přesunu naší pozornosti.
Při soustředěné práci proto dává smysl vytvořit období bez push notifikací a informace vyhledávat aktivně až ve chvíli, kdy je skutečně potřebujeme.
Rozdíl je zásadní:
pull: já rozhoduji, kdy informaci hledám.
push: systém rozhoduje, kdy se informace objeví přede mnou.
Jednou týdně uzavřít otevřené smyčky
GTD používá koncept Weekly Review.
Jednou týdně člověk projde:
inbox, otevřené projekty, uložené informace a nedokončené závazky.
Smyslem není dokonale všechno organizovat.
Smyslem je znovu získat důvěru, že systém obsahuje to důležité a že není nutné nosit všechno v hlavě.
Můj pracovní model
Z celé problematiky bych nakonec udělal velmi jednoduchý systém:
INBOX | AKTIVNÍ | OBLASTI | ZDROJE | ARCHIV
Pět složek, pět odlišných rolí
INBOX → rozhodnout → příslušná složka. Po dokončení aktivního úkolu podklady znovu vytřídit. Nejde o povinnou cestu všemi pěti složkami.
A k němu několik tvrdých pravidel:
1 aktivní úkol
3–5 aktivních témat
5–10 otevřených tabů
při 20 tabech reset
nové odkazy nejprve do Inboxu
jednou týdně krátké vyčištění systému
A především:
To, že je nějaká informace zajímavá, ještě neznamená, že si zaslouží moji pozornost právě teď.
To je možná základní rozdíl mezi informovaností a informačním zahlcením.
V digitálním světě už není hlavním problémem nedostatek informací.
Problémem se stává schopnost některé informace vědomě nechat být.